Ich schreibe jeden Tag E-Mails. Und manchmal auch noch Briefe, die auf Briefpapier ausgedruckt und mit der Post verschickt werden. Den meisten von Ihnen wird es auch so gehen. Schriftliche Kommunikation ist aus unserem Alltag heute nicht wegzudenken. Umso wichtiger ist es, sich immer wieder klar zu machen, dass Mails und Briefe gleich mehrere Funktionen erfüllen. Sie transportieren Inhaltsinformationen, sagen aber auch etwas über uns aus. Sie sind quasi eine Art „Visitenkarte“. Von unserer Art zu schreiben schließt ein Empfänger auf unsere Eigenschaften und die Wertschätzung, die wir ihm entgegenbringen.
Früher gab es noch eine regelrechte „Schreibsprache“. In Briefen hat man anders formuliert als im persönlichen Gespräch. Vielleicht haben Sie selbst noch diese „Schreibsprache“ gelernt. Seit über 10 Jahren ist diese Art des Formulierens durch einen modernen Schreibstil ersetzt worden. Phrasen wie „in Erwartung Ihrer positiven Rückantwort verbleiben wir mit freundlichen Grüßen“ oder „anbei erhalten Sie“ gehören seitdem der Vergangenheit an. Oder?
In jedem Kommunikationsseminar bemerke ich erschrockene Gesichter, wenn ich Formulierungsbeispiele zeige, die heute nicht mehr als zeitgemäß gelten. Denn in vielen Unternehmen sind die Phrasen immer noch im Einsatz.
Damit wir uns richtig verstehen: die Mails oder Briefe sind dadurch ja inhaltlich nicht falsch. Der Verfasser wirkt aber meist viel bürokratischer und altbackener, als ihm vielleicht lieb und bewusst ist. Wie will man einem Kunden glaubhaft machen, dass das Unternehmen hochmodern und auf dem neuesten Stand der Technik ist, wenn der Schreibstil das Gegenteil vermittelt. Diesen Eindruck kann auch ein modern gestaltetes Briefpapier nicht wettmachen.
In einem Kommunikationsseminar für die Führungs- und Bürokräfte eines Handwerksunternehmens kam ein junger Mitarbeiter in einer Pause dankbar auf mich zu. „Ich habe in der Schule den modernen Schreibstil gelernt. Als ich aber hier im Unternehmen angefangen habe, hat mein Vorgesetzter versucht, ihn mir abzutrainieren. In jedes Mail sollte ich alte Floskeln einbauen. Weil es angeblich freundlicher wäre. Er hat es sicher nur gut gemeint, aber er hat einfach nicht gemerkt, dass er nicht mehr zeitgemäß schreibt. Weil er sich seit Jahren nicht mehr über die moderne Form des Schreibens informiert hat. Zum Glück wird sich das ja jetzt ändern.“
Ich denke, dass es vielen Menschen so geht wie dem Vorgesetzten. Sie haben einmal einen Schreibstil gelernt und wenden ihn seitdem mit bestem Gewissen an. Oder Menschen nutzen Satzbausteine, die vor vielen Jahren im Unternehmen einmal eingerichtet worden sind und seitdem nicht überarbeitet werden. Prüfen Sie doch einfach mal bei Ihrem nächsten Mail oder Brief, ob Sie eine typische Floskel entdecken. Für ein Update Ihres Schreibstils ist es nie zu spät.
Ich wünsche Ihnen den allerbesten Eindruck bei den Empfängern Ihrer Mails und Briefe. Und falls Sie nicht sicher sind, ob Ihre Formulierungen heute noch zeitgemäß sind, oder Sie Ihren Schreibstil verbessern möchten, kommen Sie doch einfach mal zu einem meiner Kommunikationsseminare. Ich freue mich auf Sie!